22
oct
« Ayez confiance ! » Bernard Madoff
« Souriez, vous êtes filmés. » Patrick Balkany

C’est l’histoire d’un logiciel, OCTOPODE…

Comme nous avons, chez OCTO, un goût immodéré pour la douce odeur du cambouis, nous avons très tôt décidé de développer notre système de gestion, celui qui permet de saisir les consultants, les clients, les Comptes Rendus d’Activité (les fameux CRA), de faire la facturation et la saisie des notes de frais.

C’est lui OCTOPODE, notre système de gestion. C’est devenu une institution.

Mais il a commencé petit, lorsque nous étions une petite douzaine. A l’époque, il n’était disponible qu’en intranet et nous n’avions pas besoin de gestion de rôles. Tout le monde pouvait tout consulter.

Et puis petit à petit, OCTOPODE a accompagné la croissance de l’entreprise et a été enrichi avec de nouvelles pattes (sans que l’on change le nom pour autant, je vous l’ai dit c’est une institution).

Et nous avons, comme souvent, fait de vice vertu : nous avons décidé de ne pas mettre de gestion de rôles. L’entreprise vient de dépasser les 140 personnes et nous venons d’ouvrir notre quatrième filiale, mais il faudrait nous couper un tentacule pour qu’on ajoute un système d’habilitation à OCTOPODE.

Il est complètement ouvert, point.

Ca n’a l’air de rien, mais vous n’imaginez probablement pas l’impact que cela a sur notre culture. Il n’y a pas de secret opérationnel ; que vous soyez chef, stagiaire ou consultant, vous pouvez tout voir : qui a pointé sur quelle mission, quel projet est en dépassement, qui a fait quelle note de frais…

Ah oui, tiens, justement les notes de frais ! Il n’y a aucun processus de validation. Notre premier contrôleur de gestion a bien insisté pour qu’on le mette en place, mais ça a donné lieu à une levée de boucliers de la part… des managers qui ont refusé de fliquer les consultants sur les notes de frais.

Même chose pour l’utilisation du téléphone et pour les demandes de congés : pas de filtres, pas de limitations, juste des logs.

C’est devenu notre dogme de contrôle : « souriez, vous êtes filmés » ; vous pouvez tout faire, sachez juste que quelqu’un peut vous voir, faites donc appel à votre bon sens pour juger de la pertinence de vos actions.

Tel des Messieurs Jourdain de la psychologie du travail et du lean management, nous avons appliqué l’une des clés de la motivation, qui est citée dans tout ouvrage un peu sérieux sur le sujet : la confiance. Elle est le lubrifiant de la coopération mais sa formule chimique reste mal maîtrisée. Ce que nous avons découvert, presque par sérendipité, est que la meilleure façon d’obtenir cette confiance, c’est de prouver qu’on la donne.

Il serait malhonnête de prétendre qu’il n’y a jamais eu d’incidents, mais en douze ans d’existence, on peut les compter sur les doigts des deux mains. Et ils sont restés des incidents. Quand j’imagine le temps (forcément improductif) qu’il aurait fallu pour mettre en place des procédures de contrôle censées prévenir ces incidents, j’en ai le vertige.

En réalité, pour être tout à fait précis, tout n’est pas ouvert. Les salaires restent chez nous des données théoriquement confidentielles.

Mais en ce début d’année, nous avons décidé d’enrichir OCTOPODE avec des fonctionnalités permettant de calculer automatiquement la rentabilité de nos missions et de nos clients. Et pour ça, il faut injecter les salaires dans OCTOPODE !

Nous avons discuté plusieurs scénarios dont celui de mettre en place un système d’habilitations. Mais non, pas moyen, OCTOPODE doit rester ouvert ! Nous avons donc décidé d’explorer une autre voie : nous sommes en train d’évaluer l’option qui consiste à ouvrir les salaires à tout le monde. Nous en prenons le chemin.

Cela donnera sans doute matière à enrichir la deuxième édition de ce livre…

Essayez !
• Affichez dans votre Open Space vos 3 principaux problèmes.
• Mettez en place un wiki sans restriction d'accès pour votre référentiel de normes et standards.

Un commentaire à “Petite ouverture deviendra grande”

J’ai travaillé dans 2 web agency où l’on parlait de TimeSheets plutôt que de « compte rendu d’activité ».
Ne trouvez vous pas que le terme TimeSheets est moins ringard, qu’il se marierait mieux avec l’ambiance OCTO ?

Guillaume
Le 3 novembre 2010